ACT! 7-14 Datenübernahme nach ACT!

Konvertierung von bestehenden Daten (Datenbank, Layouts, Schablonen, etc.) von älteren ACT! Versionen nach ACT!

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Svoneczko
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Registriert: Donnerstag 30. August 2012, 14:33

ACT! 7-14 Datenübernahme nach ACT!

Beitrag von Svoneczko »

Hallo,

ich bin gerade dabei mich ein wenig mit ACT! Pro 2012 vertraut zu machen und bin bei den ersten Schritten schon am scheitern.

Ich möchte eine Datenbank hinterlegen und meine Kontaktdaten, welche ich in einer Exceltabelle aufgelistet habe, in ACT! importieren. Nur will mir das nicht gelingen. Das Programm "sagt" mir, dass die Daten Impoertiert sind, nur kann ich sie nirgends finden.

Ich habe auch schon versucht die Spaltenköpfe anzupassen, also andere Bezeichnungen einzugeben.

Leider hatte ich auch damit keinen Erfolg :-(

Wäre super, wenn mir da jemand behilflich sein könnte.

LG

Ingrid Weigoldt
Beiträge: 3027
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Beitrag von Ingrid Weigoldt »

Hallo Svoneczko,

zu diesem Thema gibt es in diesem Forum schon viele viele Beiträge!

Trotzdem, das Wichtigste in Kürze:
1. fügen Sie in Ihrer EXCEL-Tabelle eine zusätzliche Spalte mit einer eindeutigen Kennung pro Kontakt ein (Spaltenname wie "ImportAus"), Inhalt der Spalte über EXCEL-Formel füllen z.B. mit Text und Zeilennummer, Spalte anschließend kopieren und über "Inhalte einfügen" nur die Werte übernehmen.
2. speichern Sie die EXCEL-Tabelle als .txt ab.
3. Legen Sie in Ihrer ACT-DB ein neues Textfeld mit Namen "ImportAus" an. Stellen Sie sicher, daß in Ihrem Pers. Datensatz im Feld "Land" der Wert "Deutschland" hinterlegt ist.
4. Stellen Sie über Extras, Einstellungen, Admin, Dublettenprüfung den ersten Wert um auf "ImportAus", die beiden anderen Felder auf leer setzen.
5. Importieren Sie die .txt-Datei nach ACT!, benutzerdefiniert.
6. Passen Sie die Feldzuweisungen an.

Und dann sollte es funktionieren!

Generell zum Import von EXCEL-Daten:

Achten Sie darauf, daß Ihre Spalte PLZ als "Text" formatiert ist (keine Sonderformate zum Anzeigen führender Nullen!!!), ergänzen Sie evtl. führende Nullen.

In Spalten mit Telefonnummern keine Int.Vorwahlen drin lassen.

Bei ausländischen Adressen eine Spalte "Land" einfügen, den korrekten Ländernamen (lt. Ihrer Registry und ACT-Liste-Land) einfügen.
Schöne Grüße aus Viernheim
Ingrid Weigoldt

Svoneczko
Beiträge: 4
Registriert: Donnerstag 30. August 2012, 14:33

Beitrag von Svoneczko »

Vielen Dank.

Das hat mich auf jedenfall weiter gebracht. Zwar erkennt ACT! scheinbar weder ? noch ä, ö, ü (jedenfalls hat er die Zeichen bei dem Datenimport nicht übertragen) aber das krieg ich auch so schnell geändert!

LG aus dem heute mal etwas sonnigen Hamburg.

Robert Schellmann
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Kontaktdaten:

Beitrag von Robert Schellmann »

Hallo Svoneczko,

speichern Sie einmal die Textdatei in verschiedenen Formaten mit dem Notpad.exe von Windows. Im "Speichern unter..." Dialog gibt es die Option "Codierung"

Versuchen Sie es einmal mit "UTF-8" oder eine der anderen Codierungsarten.

Gruß
Robert Schellmann
Bild MSControl4 - wird Ihre ACT!-Daten zum Rotieren bringen...

Svoneczko
Beiträge: 4
Registriert: Donnerstag 30. August 2012, 14:33

Beitrag von Svoneczko »

danke für die guten Ratschläge :-)

Komm schon ein wenig besser zurecht. Jedenfalls wenn es darum geht Kontaktdaten in ACT! zu iimportieren. Könnt Ihr mir vielleicht auch noch verraten, wie ich beispielsweise Brief-Vordrucke in ACT! hinterlegen kann.

(Sorry, evtl. hab ich zu spät angefangen nachzufragen, bei den kleinen Problemchen die mir ACT! machen, sehe wahrscheinlich den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr :-( )

Ingrid Weigoldt
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Beitrag von Ingrid Weigoldt »

Was Sie brauchen, sind ACT-Dokumentschablonen!
Diese müssen die Endung .adt haben und sich im Database-Ordner/Templtes befinden, wo Sie ohne weiteres Unterverzeichnisse anlegen können.
Die Dateinamen sollten möglichst kurz und prägnant sein, denn sie werden Bestandteil des Dokumentnamens, das Sie mit Hilfe dieser Dokumentschablone erzeugen und beim Kontakt anhängen können.

Es gibt in ACT! einen Standardvorrat: letter.adt z.B. ist die Dokumentschablone, die Sie über das Brief-Icon in der Symbolleiste schnell erreichen können.

Haben Sie evtl. schon/noch eigene Word-Dokumentvorlagen?

Wenn ja, in den Database-Ordner\Templates kopieren, die Endung auf .adt ändern.
Dann in ACT! über Menü "Text, Vorlage bearbeiten" öffnen und die ACT-Platzhalter (Feldliste = Serienbrieffelder anhängen) einbringen.
Sollten Sie die Feldliste nicht automatisch sehen, über Menü ACT!, Feldliste anzeigen heranholen.

Und: die Hilfefunktion in ACT! bietet durchaus Unterstützung, auch z.B. beim Erstellen von Dokumentschablonen!
Schöne Grüße aus Viernheim
Ingrid Weigoldt

Svoneczko
Beiträge: 4
Registriert: Donnerstag 30. August 2012, 14:33

Beitrag von Svoneczko »

Danke schön für die ganze Hilfe!

Zitat: "Und: die Hilfefunktion in ACT! bietet durchaus Unterstützung, auch z.B. beim Erstellen von Dokumentschablonen!"

Dazu: Hätte ich genau gewusst, WIE in ACT! diese Funktion betitelt wird (anstatt dieses SERIENBRIEF (!) zu nennen, welches ein weitaus bekanntere Bezeichnung für Dokumentschablonen ist) dann hätte ich es auch dort gefunden.

Wie dem auch sei!

Trotzdem VIELEN Dank!
LG

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