Datenimport aus Excel - fehlerhafte Dublettenprüfung

Konvertierung von bestehenden Daten (Datenbank, Layouts, Schablonen, etc.) von älteren ACT! Versionen nach ACT!

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K_Bardey
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Datenimport aus Excel - fehlerhafte Dublettenprüfung

Beitrag von K_Bardey »

Hallo Zusammen,

ich habe eine Frage zum Datenimport über Excel, da bei mir die Dublettenprüfung nicht so will, oder ich es einfach nicht richtig mache. Die Dublettenprüfun ist aktiviert und sucht Dubletten ausschließlich über das Kontakt-Feld, da dort die höchste Trefferquote erziehlt wird. Wenn ich einen neuen Kontakt in der DB anlegen will, funktioniert die Prüfung auch sehr gut. Wenn ich jetzt aber eine Excel-Liste einpflegen möchte, und bei "jede Überseinstimmung bestätigen" ein Häkchen setze, habe ich als Folge nur Dubletten. Bei genauerer Ansicht des Kontakts im Import-Assistent ist dann aber sowohl das Kontaktfeld leer, als auch im unteren Bereich der bereits vorhandene Kontakt. Außer dem Firmennamen wird mir nichts angezeigt. Wenn ich das ganze ignoriere, dann legt der Assistent einfach Dubletten an, obwohl ich vorher die Funktion Zusammenführen aktiviert habe.
Ist das ein Bug oder ist die Bedienung hier mal wieder nicht eindeutig?

Über Hilfe würde ich mich sehr freuen.

Ingrid Weigoldt
Beiträge: 3027
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Beitrag von Ingrid Weigoldt »

Hallo K_Bardey,
Datenimport über Excel
Würde ich nie machen, weil in EXCEL-Tabellen zu viele verschiedene Formatierungsmöglichkeiten innerhalb von Spalten/Zellen möglich sind, die beim Importieren falsch interpretiert werden können.
In einem eben durchgeführten Test wurde als zu importieren im Feld "Telefon" der Wert "PhoneNumber" angezeigt statt der in EXCEL gespeicherten Nummer!
sucht Dubletten ausschließlich über das Kontakt-Feld
Das halte ich für kontraproduktiv, denn auch Datensätze mit leerem Kontaktfeld sind "doppelt", wenn es mehr als einen gibt. Besser ist hier mindestens die Standardkonfiguration"Firma, Kontakt, Telefon", wenn Sie Kontakte über eine EXCEL-Tabelle (als .txt gespeichert) importieren wollen.
Vor dem Import müssen Sie unbedingt darauf achten, den Dublettenfilter über Extras, Einstellungen, Admin, Dublettenfilter so umzustellen, wie er für den Import wirken soll.
Schöne Grüße aus Viernheim
Ingrid Weigoldt

K_Bardey
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Beitrag von K_Bardey »

Hallo Frau Weigold,

danke für den Hinweis, aber wie soll man denn sonst eine größere Zahl Daten nach act portieren? die Daten sind ja soweit in Ordnung und werden mir auch komplett angezeigt, nur funktioniert die Dublettenprüfung dann halt nicht. Wenn ich, wie von Ihnen vorgeschlagen, den Filter so "eng" einstelle, findet act gar keine Dubletten und kopiert fröhlich alles in die DB. Ich habe extra nochmal nachgeschaut, in der Excel-Tabelle gibt es keine leeren Felder, von daher dürfte das ja auch nicht als Dublette gelten. Mich wundert vor allem, warum der Import-Assistent die Felder einfach leer anzeigt und sie dann später im Act mit den korrekten Werten erscheinen.
Ich versuche das nochmal mit dem .txt-Format, damit hatte ich aber auch schon Probleme.
Kontaktsynchronisation über Outlook funktioniert ja leider immer noch nicht...

Ingrid Weigoldt
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Beitrag von Ingrid Weigoldt »

Hallo K_Bardey,

zum Thema "Kontaktsynchronisation mit Outlook": es gibt seit kurzem ein Hotfix5, das genau an dieser Stelle etwas verbessern soll. Können Sie hier im Forum finden.

Zum Outlook-Synchronisation:
Solange es in Outlook möglich ist bzw. von Ihnen auch so genutzt wird, daß in einem "Feld" unterteilt mit Zeilenschaltungen mehrere Informationen auf einmal stehen, wird es beim Import solcher Daten (auch über den Umweg über eine .txt-Datei) schwierig!

Wenn ich - von wo auch immer - Kontaktdaten in eine ACT-Datenbank importieren will, sorge ich ganz bewußt dafür, daß keiner der vorhandenen Kontakte durch den Import verändert wird. Das erreiche ich damit, daß ich in einer ACT!-Datenbank zunächst ein Textfeld (Name z.B. AutoNum) anlege, in dem ich die Kontakte mit Hilfe eines AddOns eindeutig durchnummeriere.
Genau so eine Spalte lege ich auch in der zu importierenden Datei an. Und dort gibt es pro Zeile (hoffentlich nur ein Datensatz) auch eine eindeutige Nummer, die auch die Quelle identifizieren hilft.
Vor dem Import stelle ich den Dublettenfilter in ACT! um auf Feld "AutoNum", importiere (ohne Anschauen des Assistenten, denn es kann ja keine Übereinstimmungen geben), stelle den Filter wieder um auf "Firma, Kontakt, Telefon" und schaue mir an, was an Dubletten im Import reingelaufen ist. Woher ein Datensatz kommt, sieht man ja schon am Inhalt des Feldes "AutoNum".
Schöne Grüße aus Viernheim
Ingrid Weigoldt

K_Bardey
Beiträge: 13
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Beitrag von K_Bardey »

Hallo Frau Weigoldt,

danke für Ihren Tip, aber mal ganz ehrlich, das kanns doch nicht sein, oder? Wenn man jetzt für ne einfache Dublettenabfrage auch noch ein extra-tool benötigt kann man dann bald auch ne 1000€ Software kaufen. An dem Programm stimmt nichts, ich weiß das Sie das nicht beeinflussen können und immer hilfreiche Hinweise parat haben, aber ich kann Act niemandem mehr guten Gewissens weiterempfehlen, vor allem nicht in einer Unternehmensumgebung.

Grüße
Kilian Bardey

K_Bardey
Beiträge: 13
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Beitrag von K_Bardey »

Übrigens hat der HOTFIX 5 nichts bewirkt.

beco
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Registriert: Freitag 6. Januar 2012, 10:37

Beitrag von beco »

wo K_Bardey recht hat...geht mir auch so - leider

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