Telefonformate und Telefonie-Nr. in ACT!12 Premium ändern

Konvertierung von bestehenden Daten (Datenbank, Layouts, Schablonen, etc.) von älteren ACT! Versionen nach ACT!

Moderatoren: Ingrid Weigoldt, Schlesselmann, Amrou, mtimmermann, Robert Schellmann, Thomas Benn

01lobo
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Telefonformate und Telefonie-Nr. in ACT!12 Premium ändern

Beitrag von 01lobo »

Hallo, ich habe ein seltsames Problem: Wir verwenden ACT bereits seit Übernahme der Daten aus dem Sage Kundenmanager. Ich verwalte ca. 5000 Kontakte. 80% der gespeicherten Telefon-Nr. werden zwar richtig angezeigt, wenn man jedoch über die 3 Pkt. in das Detail wechselt ist hier als Land DE(1), Format: freies Format gespeichert.

Beim Exportieren der Felder habe ich festgestellt, dass in den Telefoniefelder bei diesen Kontakten das Format "+1 01234 5678910" gespeichert ist. Ich habe die Felder überarbeitet und das Format auf "+49 1234 5678910" abgeändert und in ACT!12 Premium importiert. Leider läßt sich das Problem so nicht lösen!

Wer kann mir einen Tipp geben, wie dies zu lösen ist?

Herzliche Grüße

Markus
Markus

Ingrid Weigoldt
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Beitrag von Ingrid Weigoldt »

Hallo Markus,

ein Land namens "DE" gibt es ACT!12 nicht!
Checken Sie die pers. Datensätze, ob hier in Feld "Land" der Wert "Deutschland" gesetzt ist.
Schöne Grüße aus Viernheim
Ingrid Weigoldt

01lobo
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Beitrag von 01lobo »

Hallo Frau Weigold,

vielen Dank für Ihre RM - die persönlichen Datensätze sind überprüft und es war in der Tat kein Datensatz (mehr?) existent der ein Land = DE hatte. Das könnte in einer der Vorversionen noch der Fall gewesen sein.

Man kann dies aber durchaus erfassen, weil das Feld kein Ausschlußkriterium ist, welches nur Eingaben in der Liste akzeptiert. Ein AD-Kollege, hat bei Neuanlagen stets Land gleich DE eingegeben (Sie können das gerne selbst probieren javascript:emoticon(':-?'), es funktioniert) und den Rest der Zeile gelöscht, sodass hier Land = DE steht. Die Häufigkeit der Eingaben weist jedoch darauf hin, dass es wohl in einer der Vorversionen ein solches Land gab, diese Eingabe wurde bei der Datenbankanpassung nicht umgestellt und folglich die ganze Zeit mitgeschleppt. Erst beim Versuch die Daten an Exchange/Smartphones zu exportieren fiel dies negativ auf, weil das im Kontaktsatz hinterlegt Land, wohl gleichzeitig Formatvorgabe für sämtliche Telefon-Feld-Formatierung ist!!

Nachdem wir über keine sa-Berechtigung für die Datenbank verfügen und ich auch nicht wüßte wie man die Telefon-Feldformatierung sämtlicher Telefonfelder überschreiben kann, haben wir sämtliche Telefon-Felder von ca. 4300 betroffenen Datensätze von Hand umgestellt.
Markus

Ingrid Weigoldt
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Beitrag von Ingrid Weigoldt »

Hallo Markus,

es ist tatsächlich so, daß seit ACT!7 über die in Feld "Land" hinterlegten Ländernamen die entsprechenden Werte aus der Registry des jeweiligen PC's über die Int.Vorwahl bestimmen! Hierzu gibt es bereits einige Artikel im Forum. Isso.
Und wenn in der Registry Tippfehler sind, muß man das irgendwie reparieren.

Und natürlich kann man die Nutzung der Liste im Feld "Land" einschränken so, daß nur Listenwerte akzeptiert werden!

Allerdings werden bestehende Telefonnummern mit fehlerhaften Int.Vorwahlen auch nach Reparatur der Werte in Feld "Land" nicht automatisch in Ordnung gebracht.

Es wäre einen Versuch wert gewesen, die Kontakte zu exportieren (z.B. nach EXCEL) und zu reimportieren (eindeutiges Kriterium, Telefonnummern, korrigiertes Land).
Das eindeutige Kriterium (z.B. eine laufende eindeutige Nummer pro Kontakt) ist wichtig, weil vor dem Reimport der Dublettenfilter genau darauf eingestellt werden muß. Habe ich schon erfolgreich durchgeführt!
Schöne Grüße aus Viernheim
Ingrid Weigoldt

01lobo
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Beitrag von 01lobo »

Hallo Frau Weigoldt,

der Excel-Export und anschliesende -Import der Felder war mein erster Versuch. Allerdings habe ich Ihre Anleitung in den verschiedenen Forumsbeiträgen stets falsch interpretiert. Hier beschrieben Sie, dass es genüge in sämtlichen Felder einen gleichlautenden Wert z.B. "Import" zu hinterlegen auf welchen die Duplettenprüfung eingestellt wird. Entgegen Ihrem Vorgehen, habe ich jedoch die Überarbeitung nicht in Excel sondern in der Textdatei selbst vorgenommen, und die Inhalte +1 mit +49 ersetzt. Das habe ich gemacht und leider feststellen müssen, dass sich an den Inhalten leider nichts verändert hatte! Zu diesem Zeitpunkt wußte ich jedoch noch nicht, dass es neben den Kontaktinformationen noch Firmendaten mit Land=DE gab, vielleicht hat das Programm dann diese gezogen, obwohl es einen solchen Satz im Kontaktstamm nicht mehr gab!
Markus

Ingrid Weigoldt
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Beitrag von Ingrid Weigoldt »

Hallo Markus,

es war genauso gemeint, wie in meinem Vorartikel geschrieben:
Sie brauchen in ACT ein Feld mit einer eindeutigen Kennung pro Kontakt, wie auch immer Sie dieses füllen: In Optimum gibt es z.B. AutoNum.
Das Anlegen eines solchen Feldes (Name wie: Import_aus) ist wohl nicht das Problem, wohl aber das Füllen (ohne AutoNum oder ähnlichem AddOn).
Das muß deshalb sein, weil Sie sonst die exportierten und bearbeiteten Werte nicht mehr auf den Ursprungskontakt zurück importieren können. Deshalb muß auch der Dublettenfilter vor dem ReImport umgestellt werden auf das Feld "Import_aus" (standardmäßig ist hier die Einstellung "Firma, Kontakt, Telefon").

Zurückimportieren müssen Sie die Felder "Import_aus", "Telefon" (alle Telefonnummern, die exportiert und u.U. bearbeitet wurden) und das Feld "Land".
Wobei jede Telefonnummer mit [49] und einer Leertaste anfangen sollte und in Feld "Land" immer der Wert "Deutschland" drin stehen muß (das können Sie ja nach erfolgreichem Import löschen, sofern es sich nicht um den Pers. Datensatz eines Benutzers handelt).

Wenn Sie mehr Hilfe brauchen sollten Sie über kostenpflichtigen Support (Unterstützung per NV) nachdenken?
Schöne Grüße aus Viernheim
Ingrid Weigoldt

Thombo
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Telefon Format

Beitrag von Thombo »

Hallo Frau Weigoldt,

würde mich gerne auch noch zu dem Thema der Formatauswahl befragen. Ich suche nach einer Möglichkeit bei allen neu anzulegenden Kontakten, die mir es erleichtert, dass z.B. das Format der Telefonnummer, Fax und Mobil sowie die Eingabe des Landes bereits bei Erstellung eben des neuen Kontaktes schon so im Layout vorhanden ist.

Im Layout und bei den Einstellungen habe ich bereits gesucht, leider nichts gefunden...

Es wären ja immer wieder die gleichen Einstellungen, die man ja nicht immer wieder neu eingeben muss. Frühers wurde mir das automatisch beim Import aus Klick-Tel erstellt, da bin ich aber leider noch nicht weiter gekommen.

Ingrid Weigoldt
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Beitrag von Ingrid Weigoldt »

Hallo Thombo,

immer ausgehend davon, daß bei einem neuen Kontakt das Feld "Land" einen Wert aus der hinterlegten Liste enthält (im Ausland) bzw. im Pers. Datensatz des Benutzers in Feld "Land" der Wert "Deutschland" steht, ist die Int. Vorwahl bereits vorgegeben und würde mit [49] angezeigt (wenn die Einstellung in Ihrer Datenbank so ist).

Standardmäßig ist als Telefonformat "Freies Format" eingestellt. Formatierung der Telefonfelder über die graue Pünktchenschaltfläche bei einem Telefonfeld.

Sie könnten hier gerne ein für Sie in Deutschland passendes Format einstellen, das dann bei neuen Kontakten in allen Telefonfelder zugrundeliegen würde.

Allerdings hat die Sache einen Schönheitsfehler: In Deutschland gibt es 3- bis 5-stellige Vorwahlen! Was bedeutet, eigentlich müßten Sie ein Format für 3-stellige Vorwahlen haben, eines für 4-stellige und eines für 5-stellige.
Und die Nutzung des Formates müßten Sie dann im jeweiligen Telefonfeld (über die Schaltfläche) ändern, z.B. ist ja die Vorwahl einer Handynummer in der Regel 4-stellig.
Schöne Grüße aus Viernheim
Ingrid Weigoldt

Thombo
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Beitrag von Thombo »

Hallo Frau Weigoldt,

ich kann das im Programm so nicht nachvollziehen. Ich habe in meinem persönlichen Datensatz sowohl als Land "Deutschland" und in meinem Telefonformat als Land ebenfalls "Deutschland" in der Kombination mit "Freies Format" hinterlegt.

Lege ich nun einen neuen Kontakt an, sind diese Grundsatzeinstellungen in dieser Form leider nicht automatisch mit dabei. :-?

Ingrid Weigoldt
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Beitrag von Ingrid Weigoldt »

Hallo Thombo,

ich arbeite mit ACT!13 Premium, habe in meinem Pers.Datensatz in Feld "Land" den Wert "Deutschland" drin, bei meinen Kontakten überwiegend auch und habe in meinem Pers. Datensatz im Feld Telefon die Formatierung eingestellt auf ein von mir erschaffenes Telefonformat wie %%%%%/%% %% %% %% und dieses angehakt.
Dieses Format ist für 5-stellige Vorwahlen und würde z.B. bei Berlin "030" komisch aussehen. Wenn also Berlin gewünscht ist, klicke ich wieder auf die graue Pünktchen-Schaltfläche, wähle statt des 5-stelligen-Vorwahl-Musters das 3-stellige aus, und die Nummer sieht gut aus.
Beim nächsten neuen Kontakt wäre dann das 3-stellige voreingestellt.

Freies Format ist das wie der Name es beschreibt: keine Regeln.
Schöne Grüße aus Viernheim
Ingrid Weigoldt

Thombo
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Beitrag von Thombo »

Hallo Frau Weigoldt,

ich bin nun hinter die Ursache gekommen. Ich habe der Reihenfolge nach immer zuerst Namen, Rufnummern und dann die Stadt angelegt. Dann passt das Format bei der Rufnummer nicht.

Nun beginne ich bei einem neuen Kontakt mit dem Land. Sobald ich dort dann Deutschland gewählt habe, kommt automatisch beim Telefon die richtige Formatauswahl.

Passt. Danke

H Müller
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Beitrag von H Müller »

Hallo Thombo,

wenn fast nur Deutsche Kontakte in der Datenbank abgelegt sind, setze in der Feldbearbeitung im Feld Land einen Standardwert Deutschland ein.

Bei einer ausländischen Adresse muß dann nur noch Deutschland ersetzt werden.
Damit das nicht verloren geht, zusätzlich das Feld Land noch als Pflichtfeld definieren.
Viele Grüße
Hans

Thombo
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Beitrag von Thombo »

Jetzt muss ich mich da leider nochmals in das Thema einbringen. Meine Telefonnummern werden seit der letzten Einstellung soweit richtig verarbeitet. Passt.

Allerdings habe ich nun auf Grund der Schreibweise an Stelle früher "D" und nun ausgeschrieben "Deutschland" stets auf allen Briefen und Etikett-Ausdruckvorlagen auch generell vor der Postleitzahl auch das ausgeschriebene "Deutschland". Sieht nicht schön aus, ist formell sicherlich auch inkorrekt und müsste ja auf jedem Ausdruck geändert werden.

Ändere ich im Format für die Landeskennung wieder auf das Kürzel "D" passen zwar wieder die Textvorlagen aber es fehlt die korrekte Formatvorlage für die Rufnummern...

Wo ist mein Denkfehler?

Ingrid Weigoldt
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Beitrag von Ingrid Weigoldt »

Hallo Thombo,

auch das Länderkennzeichen vor der PLZ ist seit Jahren formell inkorrekt!

Seit ??? hätte die Post gerne zwischen Straßen- und Ortszeile keine Leerzeile mehr, kein Länderkennzeichen vor der PLZ-Ortszeile und innerhalb Deutschlands keinen Ländernamen unterhalb der PLZ-Ortszeile.

Im innereuropäischen Ausland wird der Ländername in Großbuchstaben unterhalb der Ortszeile angegeben: in deutscher, englischer oder französischer Sprache. Dann sollte auch der Ort in Großbuchstaben und so geschrieben sein, daß der Ort im Empfängerland auch identifiziert werden kann.

Die Telefonformatierung in ACT! braucht eine Länderangabe in Land für alle ausländischen Adressen - sofern im Pers. Datensatz eines Benutzers "Deutschland" im Feld Land steht.

Wenn Sie also bei Ihren Pers. Datensätzen einen korrekten Ländereintrag haben, können Sie bei allen Adressen in Deutschland den Eintrag in Land einfach wegnehmen.
Dann bleibt Ihnen in Ihren alten Dokumentschablonen nur der Bindestrich übrig, den Sie wahrscheinlich zwischen Land und PLZ angegeben haben.

Was bedeutet: um die Modernisierung Ihrer Dokumentschablonen kommen Sie irgendwie nicht herum!
Schöne Grüße aus Viernheim
Ingrid Weigoldt

Thombo
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Dokumentenschablone überarbeiten

Beitrag von Thombo »

Hallo Frau Weigoldt,

ja da haben Sie recht, ich muss die Dokumentenschablonen überarbeiten.

Bin dabei, ich finde jedoch die Auflistung der Kontaktfelder nicht, um in meinen Brief.- und anderweitigen Vorlagen entsprechende neue Felder mit einzufügen...

Aus ACT!6 kenne ich es so, dass sich beim Bearbeiten eines Dokuments ein zusätzliches Fenster geöffnet hatte, aus dem man die entsprechenden Felder wählen und einsetzen konnte....

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