Serienbriefe mit Wenn-dann-sonst: Und es geht doch!

Zusammenspiel zwischen ACT! und der Textverarbeitung MS Word bzw. der Faxsoftware WinFax PRO von Symantec.

Moderatoren: Ingrid Weigoldt, Schlesselmann, Robert Schellmann

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Ingrid Weigoldt
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Serienbriefe mit Wenn-dann-sonst: Und es geht doch!

Beitrag von Ingrid Weigoldt »

Man sollte ein wenig Word-Erfahrung haben und schon einmal in Word selbst mit Serienbriefen gearbeitet haben und auch etwas von Word-Feldern verstehen. Der Rest ist hier an einem einfachen Beispiel erklärt.

Eine der ausgewählten Adresse in ACT ist:

Bild

Briefform kann im Beispiel den Wert "f1f" oder "f1p" haben, wobei in diesem Fall "f1p" = förmliche Anrede und "f1p" = persönliche Anrede bedeutet. In beiden Fällen geht der Brief an eine Einzelperson (x1x).

In der Dokumentschablone benötigen Sie nun folgende Felder:

Bild

Bei einem Serienbrief an mindestens zwei Kontakte erstellt ACT vor dem Öffnen des Serienbriefes aus den ausgewählten Kontakten ein "Mergefile", das die in der Dokumentschablone auszufüllenden Felder aus dem Kontaktdatensatz pro Kontakt enthält. Die Feldnamen beziehen sich auf die eindeutigen Nummern eines ACT!Feldes in Ihrer Datenbank. Aus diesem Mergefile wird im Laufe der Verarbeitung eine Word-Serienbrief-Datenquelle gemacht.
Das aus der Dokumentschablone erstellte Dokument selbst wird in ein Word-Serienbrief-Hauptdokument umgewandelt und mit der Datenquelle gemischt. Also Word-Serienbrief pur!

Bei in Word angezeigten Feldfunktionen würde das Hauptdokument dann folgendes Aussehen haben:

Bild

Wie Sie unschwer erkennen können, bestehen die Feldnamen nun aus einem "C" für "aus den Kontaktdatensatz" und der in Ihrer ACT-Datenbank eindeutigen Feldnummer. Diese müssen Sie u.U. also vor Ergänzung der Dokumentschablone um eine Wenn-Dann-Sonst-Bedingung per Feldinfo2 ermitteln.

Der gewünschte Text soll lauten:

Ich freue mich sehr, xxx am Datum in unserem Hause zu einem kleinen Empfang begrüßen zu dürfen. Bitte xxx rechtzeitig an, damit ich auch für genügend Speis' und Trank sorgen kann.

Normalerweise steht Ihnen in einem Word-Serienbrief-Hauptdokument ein Assistent zur Erstellung von Bedingungsfeldern zur Verfügung.
Da Ihre Dokumentschablone im Urzustand aber kein Hauptdokument ist (und auch nicht sein darf), müssen Sie leider per Handarbeit die benötigten Felder einfügen. Das gewünschte Ergebnis:

Bild

Hinweis für Benutzer von Word97: In dieser Word-Version sind Feldfunktionen in deutscher Sprache benannt. "If" ist also "Wenn", "Mergefield" = "Seriendruckfeld".

Der genaue Ablauf:

Positionieren Sie den Cursor an der Stelle, wo die Bedingung eingefügt werden soll.
Über "Einfügen, Feld, Seriendruck, If" fügen Sie zunächst ein If-Feld ein und entfernen Sie vor der Bestätigung die Option "Formatierung bei Aktualisierung behalten". Wenn Sie die Anzeige der Feldfunktionen noch eingeschaltet haben, wird sich das Ergebnis Ihrer Bemühungen so darstellen:

Bild

Positionieren Sie nun den Cursor in den Leeraum vor der rechten geschweiften Klammer und fügen Sie ein Mischfeld ein über "Einfügen, Feld, Seriendruck, MergeField" und deaktivieren Sie wieder "Formatierung bei Aktualisierung behalten".

Bild

Hierhinein müssen nun die Bedingung selbst, die Antwort für "Wahr" und die Antwort für "Falsch".
Positonieren Sie dazu den Cursor in das grau unterlegte Feld in den Leeraum rechts von "MERGEFIELD" und geben Sie dort den Namen des Mischfeldes an, das Sie überprüfen lassen wollen. Zwischen die beiden geschweiften rechten Klammern kommt nun die Bedingung selbst, die WAHR-Antwort und die FALSCH-Antwort nach folgendem Muster:

Bild

Das war's auch eigentlich schon.

Allerdings sollte man eines nicht unerwähnt lassen:
Sie könnten ja auf die Idee kommen "Briefform" nicht auf dem Brief mit ausdrucken lassen, also würden Sie es als versteckten Text formatieren. Funktioniert wunderbar für den Serienbrief, zieht allerdings ein Problem nach sich.
Wenn Sie act.dot im Original verwenden, würde für jeden Serienbrief – falls Sie einen Protokolleintrag erstellen lassen – zu jedem Kontakt ein Protokolleintrag ohne angehängte Datei erstellt, leider aber auch pro Kontakt ein nicht zugeordneter Protokolleintrag in Ihrer ACT!Datenbank gespeichert.

Um das zu verhindern, sollten Sie ACTPatch4 von Melville-Schellmann downloaden, dort sind für Office 97, Office 2000, Office XP und Office 2003 fehlerbereinigte act.dot's enthalten. Einschränkung: ACTPatch4 wirkt nur für ACT 6.0.3.994.


:lol: Ingrid Weigoldt

asander

juchhu!!!!

Beitrag von asander »

frau weigoldt, der zugriff via word-serienbrieffeld funktioniert! grandios! jetzt versuche ich gerade herauszufinden, wie die feldangaben heißen müssen und ob man sie act irgendwie mit feldinfo entlocken kann. ich hoffe nun auch zugriff auf die gruppen- und die persönlichen daten zu bekommen.
näheres werde ich hier veröffentlichen.
gruß asander

Gast

Es funktioniert ... meine Erfahrungen

Beitrag von Gast »

Also soweit bin ich recht zufrieden, seitdem ich folgendes feststellte:
1. Um die Feldfunktionen so zu sehen und zu editieren, wie Sie es beschreiben, Frau Weigoldt, muß man das Feld erstellen, danach mit der rechten Maustaste die Feldfunktionen ausschalten. Dann lassen sich die tw. komplexen Funktionen problemlos eingeben.
2. Außerdem funktionieren bei mir die Word-Serienbrieffelder nur dann, wenn sie bereits als Act-Serienbrieffeld auf dieser Seite eingebunden wurden. Andernfalls wird nämlich der Feldwert nicht importiert und kann nicht verbunden bzw. mit IF abgefragt werden.
Ich bin jedoch sehr froh, auf das Briefanredefeld in Zukunft verzichten zu können, das war uns ein echter Dorn im Auge.
Bisher weiß ich immer noch nicht, wie ich Gruppenfeldwerte einbinden kann. Vielleicht komme ich ja noch dahinter.
Vielen Dank für den super Tipp, Frau Weigoldt! Sie haben uns geholfen, das Datenausmaß und unnötige Sorgfalt zu begrenzen.
Gruß A.Sander

Ingrid Weigoldt
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Beitrag von Ingrid Weigoldt »

Hallo Experimentierer,

1. die per IF abzufragenden Inhalte müssen in der Dokumentschablone vorhanden sein, d.h. ein ACT!Feld muß dorthin den Wert transportieren und später noch als ACT!Feld (mit C und Feldnummer) präsent sein.

2. die Daten aus pers. Feldern lassen sich in IF-Abfragen nicht einbinden, denn diese Felder sind zum Mischzeitpunkt bereits umgesetzt d.h. nicht mehr als ansprechbare Felder vorhanden.

3. auf Gruppenfelder müssen Sie wohl verzichten. Ich kenne keine Möglichkeit, Gruppenfelder in Dokumentschablonen zu bringen.

Weiterhin viel Erfolg und
schöne Grüße aus Viernheim

Ingrid Weigoldt
Schöne Grüße aus Viernheim
Ingrid Weigoldt

asander

Beitrag von asander »

nochmals vielen dank! a.sander

Patrick76
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Bedingungsfelder in Serienbriefen bei ACT7

Beitrag von Patrick76 »

Sehr geehrte Damen und Herren,

Bei ACT6 hatte ich die hier im Forum vorgeschlagene Lösung von Bedingungsfeldern in Serienbriefen schon lange verwendet und enorm schätzen gelernt.

Beim Upgrade auf ACT7 klappt es allerdings nicht mehr und ich habe keine Ahnung, wie ich die Bedingungsfelder wieder formulieren kann.

Hat jemand diesbezüglich bereits Erfahrungen gesammelt und kann mir da einen Tipp geben?

Viele Grüsse

Patrick

Ingrid Weigoldt
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Beitrag von Ingrid Weigoldt »

Hallo Patrick,

probiert habe ich es noch nicht, aber einen Test wäre es wert.

Wenn Sie in eine beliebige ACT7-Dokumentschablone gehen und für Word die Anzeige der Feldfunktionen anzeigen lassen, dann sehen Sie plötzlich die als Platzhalter verwendeten kompletten ACT-Feldnamen.

Schon mal probiert, diese in die IF-Abfragen einzubauen?
Schöne Grüße aus Viernheim
Ingrid Weigoldt

Patrick76
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Beitrag von Patrick76 »

Hallo Frau Weigoldt,

Ja, ich habe bereits etwa 10 verschiedene Kombinationen ausprobiert und in einem Word-File dokumentiert:

- Komplette Feldbezeichnung
- ohne Docvariable
- ohne Actfield
- ohne Docvariable und ohne Actfield
- ohne Docvariable und ohne Actfield und ohne Mergeformat
.....

Aber leider hat es doch nie funktioniert :cry:

In den meisten Fällen dieser Kombinationen hat es (ohne Fehlermeldung) das Bedingungsfeld so übernommen, wie es auch im Template ist, sprich grau hinterlegt als ein-/ausblendbares Feld. Es wurde aber kein Inhalt importiert.

Die normalen ACT-Serienbrieffelder (ohne Wenn-Dann-Funktion) wurden allerdings wie gewohnt angezeigt.

Lediglich bei zwei der Kombinationen wurde eine Fehlermeldung ausgegeben: "Objekt wurde gelöscht"

Ich gehe somit davon aus, dass diese Wenn-Dann-Funktionen mit ACT7 nicht mehr möglich ist....

Mit freundlichen Grüssen


Patrick

Ingrid Weigoldt
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Beitrag von Ingrid Weigoldt »

Hallo Patrick,

ohne das genauer untersucht zu haben drängt sich mir die Vermutung auf, daß ACT7 nicht mehr (wie ACT6) die Word-Serienbrieffunktion nutzt sondern völlig anders an das Problem herangeht.
Schade!!!
Schöne Grüße aus Viernheim
Ingrid Weigoldt

Patrick76
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Workaround über Excel-Export

Beitrag von Patrick76 »

Hallo Frau Weigoldt,

Ich sehe dies leider auch so. Ich denke wir werden bei uns das Problem über die relativ einfache Excel-Exportfunktion in ACT7 in der Kontaktlistenansicht lösen und zukünftig die Wenn-Dann-Funktionen in Word basierend auf dem Excel-Export machen.

Diese Lösung ist zwar technisch nicht wirklich sauber, aber als Work-around zweckmässig.

Falls jemand im Forum noch eine einfachere Lösung sieht, bin ich froh um jeden Tipp.

Mit freundlichen Grüssen

Patrick

Ingrid Weigoldt
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Beitrag von Ingrid Weigoldt »

Hallo Patrick,

für Einzelbriefe gibt es noch einen absolut hinterhältigen Trick mit einer das Feld umschließenden Textmarke, die aber außer dem Feldnamen mindestens noch einen geschützten Leerschritt enthalten muß, aber das funktioniert bei Serienbriefen leider nicht.

Ansonsten: ACT in Verbindung mit Word läßt Textmarken nach dem Befüllen der Schablone verschwinden, wenn sie keinen Inhalt haben (deshalb der geschützte Leerschritt).

Wer also zumindest in Einzelbriefen mit wenn-dann-sonst arbeiten will, der sollte das berücksichtigen!
Schöne Grüße aus Viernheim
Ingrid Weigoldt

urbana-moebel
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Umwandlung in Hauptdokument klappt nicht

Beitrag von urbana-moebel »

Guten Tag, Frau Weigoldt,

aus irgendeinem Grund schaffe ich die Umwandlung vom Dokument in ein Word-Serienbrief-Hauptdokument nicht. Habe ich das so richtig verstanden: Ich erstelle über Act einen Serienbrief an mindestens 2 Kontaktdatensätze. Damit erhalte ich ein ausgefülltes Dokument, das den fertigen Brief an die beiden gewählten Datensätze enthält? Dann versuche ich, mir die Feldfunktionen anzeigen zu lassen (laut Hilfe Word 2000: Alt + F9) Für einen Tip wäre ich sehr dankbar.

Viele Grüße aus München,

Ricki Hierl

Ingrid Weigoldt
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Beitrag von Ingrid Weigoldt »

Hallo Frau Hierl,

da habe ich mich wahrscheinlich etwas mißverständlich ausgedrückt!
Sie müssen die ganzen Wenn-Abfragen natürlich in Ihre Dokumentschablone reinbringen!

Damit Sie wissen, wie die zu referenzierenden Felder nach der Umwandlung heißen, können Sie FeldInfo benutzen. Sie brauchen die Feld-ID, um die "Mergefield"-Kommandos richtig eingeben zu können.

Beziehen Sie sich auf das Feld "Adresse1" (Feld-ID 27) müssen Sie dieses Feld für eine wenn-dann-sonst-Bedingung als C27 ansprechen.
FeldInfo gibt es im Download-Bereich FreeOns von Melville-Schellmann.

Nochmal versuchen?
Schöne Grüße aus Viernheim
Ingrid Weigoldt

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