Richtig synchronisieren aber wie?

Themen zu den verschiedenen Synchro­nisations­­techniken von ACT!

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thobay
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Richtig synchronisieren aber wie?

Beitrag von thobay »

Zur Situation:
Ein externer Mitarbeiter arbeitet auf einer Datenbank die eine Teilmenge der Hauptdatenbank darstellt. Abgegrenzt wird dies durch eine Gruppe mit Untergruppen. In der Datenbank des Mitarbeiters exisitiert nur diese Gruppe.

Synchronisiert wird über zwei gemeinsame Ordner. Auf diese greift der externe Mitarbeiter über eine VPN Verbindung zu.

Die Synchronisation soll in beide Richtungen laufen.

Probleme:
1. Nach dem Mischen der Synchronisationsdaten in die Hauptdatenbank gibt es den externen Mitarbeiter zweimal als Benutzer. Der neue Benutzer hat den Zusatz "2".

2. Nach dem Mischen der Synchronisationsdaten in die Hauptdatenbank
sind die Tätigkeiten des externen Mitarbeites dem Mitarbeiter zugeordnet der die Synchronisation vorgenommen hat.

Fragen:
1. Wie könne die Probleme behoben werden?
2. Ist diese Art der Synchronisation überhaupt die richtige Wahle oder gibt es bessere Methoden?
3. Die Einstellungen des Synchronisationsassitenten sind mir an der Stelle unklar wo festgelegt wird welcher Benutzer mit welchem synchronisiert werden soll. Letztendlich soll eine Gruppe synchronisert werden und nicht Benutzer.

Ingrid Weigoldt
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Beitrag von Ingrid Weigoldt »

Hallo thobay,

bei einer Benutzer-Benutzer-Synchronisation, die Sie offensichtlich durchführen wollen, legen Sie in den Sendeeinstellungen für diesen Benutzer den Umfang der Synchronisation fest, z.B. eben Gruppen. So hätten Sie die Chance, mit mehreren Benutzern gleichzeitig jeweils spezifische Gruppen mit diesen Benutzern zu synchroniseren.

Was ihnen mit dem 2. Benutzer passiert ist, hat wohl folgenden Grund:
bei der Synchronisation wirkt grundsätzlich für "Doppelte suchen" eingestellte Filter, in der Regel "Firma, Kontakt, Telefon". Wenn die beiden Pers. Datensätze des Benutzers in der Hauptdatenbank und in "seiner" Datenbank da nicht bis auf i-Tüpfelchen (in den genannten Feldern) übereinstimmen, wird mit den Daten des Benutzers der Hauptdatenbank einfach ein zweiter Benutzer angelegt.

Und selbst wenn die Pers. Datensätze des Benutzers in beiden Datenbanken auf's i-Tüpfelchen übereinstimmen wird bei der ersten Synchronisation von ACT nochmal gefragt, ob nicht ein neuer Benutzer angelegt werden soll oder ob ein bestehender Benutzer der richtige wäre.

In Synchronisationsumgebungen empfehle ich wegen der Problematik des Filters "Doppelte suchen" gerne, die Datenbank durchzunummerieren und den Filter auf das Nummernfeld einzustellen (das natürlich auch bei neuen Kontakten laufend gefüllt werden sollte). Das Nummernfeld sollte im Bereich der Standardfelder bis ID 98 liegen, damit man in der neuen Datenbank - die ja zunächst nur die Standardfelddefinitionen enthält - dem Benutzer der Remotedatenbank "seine" Nummer geben kann.
Und übrigens: ich schütze das Nummernfeld immer, um hier Änderungen durch den Anwender zu verhindern.
Schöne Grüße aus Viernheim
Ingrid Weigoldt

H Müller
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Registriert: Dienstag 29. März 2005, 12:30

Re: Richtig synchronisieren aber wie?

Beitrag von H Müller »

thobay hat geschrieben:....1. Wie könne die Probleme behoben werden?
2. Ist diese Art der Synchronisation überhaupt die richtige Wahle oder gibt es bessere Methoden?
3. Die Einstellungen des Synchronisationsassitenten sind mir an der Stelle unklar wo festgelegt wird welcher Benutzer mit welchem synchronisiert werden soll. Letztendlich soll eine Gruppe synchronisert werden und nicht Benutzer.
1. Leere Datenbank erstellen mit pers. Datensatz des SYNC Benutzers.
2. SYNC auf der Mutter DB (Benutzer zu Benutzer) einstellen.
3. Synchronisieren.
Jetzt befindet sich das erste SYNC Paket im Empfangsordner vom SYNC Benutzer.
4. SYNC Benutzer startet seine leere DB.
5. Bearbeiten - Einstellungen - Synchr. den Pfad für die empf. SYNC einstellen.
6. Synchronisieren.
Jetzt wird der SYNC Hauptbenutzer automatisch angelegt.
Alles weitere im Dialog einstellen.
7. Nach Durchlauf der Synchronisation weitere SYNC Läufe zum Überprüfen laufen lassen.

Achso, vorher natürlich die Mutterdatenbank mit ACTDIAG "scan and repair" hakenrein machen.
Viele Grüße
Hans

thobay
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Beitrag von thobay »

@H Müller

Dazu ist es schon zu spät.
Beide Datenbanken haben unterschiedliche Stände.

Ingrid Weigoldt
Beiträge: 3027
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Wohnort: Viernheim

Beitrag von Ingrid Weigoldt »

Hallo thobay,

Empfehlung: Sync komplett neu aufsetzen.

Was der externe Benutzer geändert und synchronisiert hat, ist ja wohl in der Hauptdatenbank angekommen, wenn auch bei dem Benutzer, der die Sync losgeschickt hatte. Die entsprechenden Tätigkeiten müssen Sie wohl in der Hauptdatenbank manuell dem "richtigen" Benutzer zuweisen!

Dann:
Hauptdatenbank checken,
zur Sicherheit durchnummerieren oder sonstwie sicherstellen, daß keine doppelten drin sind.
Am besten in der Hauptdatenbank einen Benutzer namens "SyncAdmin" anlegen.
Leere Datenbank erstellen mit identischen Benutzerdaten für den neuen Benutzer (wie in der Hauptdatenbank, bis aufs i-Tüfelchen!).
In einer ersten Sync nur die Benutzer (Gruppe für deren Pers. Datensätze anlegen!) und die Felddefinitionen synchronisieren mit dem einzigen Benutzer der externen Datenbank.
Darauf achten, daß bei der ersten Sync des externen Benutzers (also beim Abholen) die beiden Pers. Datensätze sich treffen.
Erst dann die Daten synchronisieren wenn sicher ist, daß keine Benutzer mit einer 2 hintendran entstehen!
Schöne Grüße aus Viernheim
Ingrid Weigoldt

H Müller
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Beitrag von H Müller »

thobay hat geschrieben:@H Müller

Dazu ist es schon zu spät.
Beide Datenbanken haben unterschiedliche Stände.
Kein Problem.

Zunächst beide Datenbanken gegeneinander per SYNC von Datenbank zu Datenbank synchronisieren.
Danach ACTDIAG (scan and repair).

Dann die SYNC auf Benutzerebene neu aufsetzen.
Viele Grüße
Hans

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