Import aus Excel

Welche Daten kann ich in ACT! importieren bzw. aus ACT! exportieren? Zugriff auf ACT!-Daten.

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endless-nameless
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Import aus Excel

Beitrag von endless-nameless »

hallo,
das Thema wurde bestimmt schon tausendmal aufgeführt, aber irgendwie werd ich nicht schlau draus.
Ich hab in meinem Act 6.0 das Layout geändert und möchte jetzt aus einer Excel-Tabelle eine neue Feldzuordnung herstellen. Dank Feldinfo2 hab ich die Spaltenköpfe mit den Act Feldnamen gefüllt (laut neuem Layout). Nun möchte ich importieren, jedoch ändert sich nicht das geringste. kann mir irgendjemand weiterhelfen? :(
Danke

Ingrid Weigoldt
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Beitrag von Ingrid Weigoldt »

Hallo endless-nameless,

wenn die Spaltenköpfe in Excel schon mal übereinstimmen mit den Feldnamen der ACT-Datenbank (lt. FeldInfo), dann ist wenigstens das manuelle Feldzuweisen gespart.

Allerdings gibt es beim Importieren noch eine Hürde:
Über Felder definieren, Register weitere, nach doppelten suchen mit, sind in einer ACT-Datenbank bis zu 3 Felder herangezogen, über die beim Importieren entschieden wird, ob der Datensatz neu importiert oder die Feldinhalte mit einem vorhandenen Datensatz gemischt werden.
Ich habe mir angewöhnt, bereits in der EXCEL-Tabelle ein eindeutiges Kriterium pro Zeile/Datensatz zu schaffen und dieses Feld in der ACT-Datenbank zu haben und auch den Filter "nach Doppelte suchen" darauf einzustellen.

Auf die Art kommt alles rein und vor allem - der Import kann wiederholt werden, falls was schiefgelaufen war.
Schöne Grüße aus Viernheim
Ingrid Weigoldt

endless-nameless
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Beitrag von endless-nameless »

danke für die hilfe. läuft auch alles soweit ganz gut. jetzt ist ein neues Problem aufgetaucht. und zwar, fehlt nach dem Import die Gruppenzuweisung. Die Gruppen werden zwar angezeigt, aber der Verweiß auf die einzelnen Kontakte fehlt.
wär schön wenn mir da jemand helfen kann

danke

Ingrid Weigoldt
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Beitrag von Ingrid Weigoldt »

Hallo,

versuchweise:
Datenbank schließen,
alle Indices löschen (Datenbankverzeichnis, alle Dateien endend auf .abc, .abu und .--x löschen.
Datenbank öffnen, Indices werden wiederhergestellt.

Ansonsten ist mir dies unerklärlich und mir auch noch nie passiert.

Haben Sie im Zweifelsfall eine aktuelle Datensicherung?
Schöne Grüße aus Viernheim
Ingrid Weigoldt

endless-nameless
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Beitrag von endless-nameless »

danke für ihre Hilfe. werd es auch ausprobieren.
ne Datensicherung ist glaub ich vor jedem IM/Export wichtig. von daher kann ich immer wieder auf die alten Daten zugreifen.
ich hätte noch eine Frage: geht die ganze Sache mit IM/Export im neuen Act 8 leichter??? dann wär das ja mal eine investition die das Leben leichter macht.

Danke

Ingrid Weigoldt
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Beitrag von Ingrid Weigoldt »

Hallo endless-nameless,

der Weg ist in ACT!8 der gleiche.
Was am Import ist denn schlecht oder umständlich?
Schöne Grüße aus Viernheim
Ingrid Weigoldt

endless-nameless
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Beitrag von endless-nameless »

Hallo, ich bins schon wieder.
ich werd nochmal versuchen mein ganzes Vorgehen aufzuschreiben. Vielleicht mach ich es mir unnötig schwer.
so....
also...

Ausgangsproblem war:
Ich sollte eine vorhandene Datenbank auf ein neues Layout übertragen. Dabei musste ich Feldinhalte (in alter Datenbank) auf neue Felder zuweisen. In dem neuen Layout wurden auch einige alte Felder gelöscht, wie zum Bsp. Benutzer 1,2,... usw.!

so...
Vorgehensweise:
Ich hab die Datenbank(alt) als Textformat exportiert. Mithilfe von Feldinfo hab ich die Act-Namen der einzelnen Felder bestimmt. Nun hab ich das neue Layout entworfen(d.h. Felder gelöscht bzw. neue Felder erstellt)
Hab die Datei in Excel hochgeladen und bearbeitet (d.h. Feldinhalte verschoben, neue Daten eingetragen, Daten gelöscht, neue Kontakte eingetragen,.... und natürlich Spalten für die neuen Felder erzeugt und natürlich die gelöschten Felder im neuen Layout auch aus der Excel Tabelle entfernt).
Hab die Datei dann im *.csv Format abgespeichert.
Danach hab ich mit nem Editor alle Semikolons durch Kommas ersetzt und die Datei im *.txt Format gespeichert
Ich hab dann in Act alle alten kontakte gelöscht, das neue Layout in das Layout-Verzeichnis kopiert und dann sollte es importiert werden
Hab die Datei dann auch super importieren können und die Feldzuweisung hat auch gestimmt, leider waren alle Gruppen weg.
Die Gruppen hab ich dann (frag nicht wie) dazu bekommen, leider ist die Gruppenzuweisung weg.

ich bekomm das nicht hin und alle Gruppen den 4000 Kontakten zuzuweisen ist auch nicht erstrebenswert.

ich hoffe ich konnte mein Problem darstellen.
vielleicht ist es ja auch wirklich nur ein Anfängerfehler

Danke

Patrick

Ingrid Weigoldt
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Beitrag von Ingrid Weigoldt »

Hallo Patrick,

ich hoffe sehr, es gibt noch eine komplette Datensicherung der "alten" DB?

Was Sie vorhatten, ist eigentlich viel einfacher!

Ein Layout wirkt immer über die Feld-ID (Feldnfo). Ändern Sie Felder vom Namen oder Typ oder Größe oder sonstwie, bleibt ja die Feld-ID erhalten, das neue Feld (inkl. seiner enthaltenen Daten) bleibt im Layout an der alten Position.

Gelöschte Felder verschwinden einfach aus dem Layout, neue müssen von Ihnen eingefügt werden.

Es hätte also ausgereicht, dem Layout einen neuen Namen zu geben (Kopie speichern unter), dann die gewünschten Feldbereinigungen in der Datenbank zu machen und das Layout entsprechend anzupassen.

Auf die Weise hätten die vorhandenen Kontakte ihre Unique-ID behalten, über der sie mit den Gruppen verknüpft sind.

Durch Löschen der Kontakte und Neuimport aus Excel haben alle importierten Datensätze eine neue UniqueID bekommen, damit sind sie den Gruppen nicht mehr zugewiesen.

Wie gesagt: am besten die Sicherung der alten Datenbank hernehmen und neu anfangen.
Schöne Grüße aus Viernheim
Ingrid Weigoldt

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