Mischfunktion beim Import?

Welche Daten kann ich in ACT! importieren bzw. aus ACT! exportieren? Zugriff auf ACT!-Daten.

Moderatoren: Ingrid Weigoldt, Schlesselmann, Robert Schellmann

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WM
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Mischfunktion beim Import?

Beitrag von WM »

Hallo,
wir nutzen ACT 6 u.a. dazu, die Teilnehmer von Fachseminaren zu verwalten. Jedes Fachseminar ist eine Untergruppe.

Die Teilnehmerdaten werden mit Excel erfaßt und als *.txt-Datei bereitgestellt. Eine spezielle Spalte enthält die Gruppenbezeichnung für die spätere (Unter-)Gruppenzuordnung über Suche.

Wenn jetzt Teilnehmer dabei sind, die bereits vorher eingetragen wurden, entstehen im Prinzip doppelte Datensätze. Die Gruppenzugehörigkeit ist natürlich anders, aber es kann ja auch Abweichungen/Ergänzungen bei anderen Feldern geben (z.B. Adreßänderungen).

Welche mehr oder weniger eleganten Lösungen gibt es, die Informationen jeweils zu einem Eintrag zusammenzuführen?

Im voraus viele Dank für eine Antwort.
Mit freundlichen Grüßen
Wolfgang Meyer
Ingrid Weigoldt
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Wohnort: Viernheim

Beitrag von Ingrid Weigoldt »

Hallo Herr Meyer,

bei Importen ist der Drehknopf zu finden in ACT Bearbeiten, Felder definieren, Register Weitere, Doppelte suchen.
Was hier eingestellt ist, wird beim Import zum "Mischen" herangezogen.
Standardmäßig ist hier eingestellt: Suche nach Firma, dann nach Kontakt, dann nach Telefon. Die Suche nach Doppelten ist angehakt.

Würden Sie nun einen Datensatz importieren, der in Firma, Kontakt und Telefon identische Informationen hat, würden die restlichen Informationen gemischt, ansonsten - bei auch nur einer klitzekleinen Abweichung - ein neuer Datensatz erzeugt.
Das Häkchen bei "nach Doppelten suchen" weg = jeder importierte Datensatz wird einfach hinzugefügt.

Übrigens: bei Importen habe ich in meinen EXCEL-Dateien immer eine Spalte, in der neben einem Textbestandteil die laufende Nummer der zu importierenden EXCEL-Zeile = neuer Datensatz drin steht. In meiner ACT!Datenbank gibt es ein Feld "Import_aus".
So habe ich nach einem Import wenigstens die Möglichkeit, den soeben frisch importierten Datensatz noch zu identifizieren.

Ging ein Import aus irgendwelchen Gründen schief, könnte ich die Suche nach Doppelten umstellen auf Feld "Import_aus", den Haken bei nach Doppelten suchen setzen und erneut importieren.

Am einfachsten für Ihr Problem wäre wohl, jeder der Teilnehmer hätte eine eindeutige Kundennummer. Diese zusammen mit den in ACT! bereits gespeicherten Informationen exportiert in die EXCEL-Datei, diese beim Seminar evtl. ergänzt/geändert, würde beim Import sicher den bereits vorhandenen Datensatz finden (wenn "nach Doppelten suchen" auf die Kundennummer eingestellt wäre).
Schöne Grüße aus Viernheim
Ingrid Weigoldt
WM
Beiträge: 13
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Beitrag von WM »

Hallo Frau Weigoldt,

vielen Dank für die Erläuterung der Möglichkeiten. Bei zuviel Automatismen haben ich immer ein ungutes Gefühl, weshalb wir beim Import wohl bei der Duplikatlösung bleiben werden - die offenbar auch Sie bevorzugen. Wenn ich mich an einen anderen Thread richtig erinnere, geht das Prüfen/Mischen ohnehin nur beim Import aus einer ACT-Datenbank und nicht aus der *.txt-Datei heraus.

Bei der weiteren Recherche stieß ich bei www.act.com auf einen Hinweis für einen "ACT! Database Deduplication Wizard" als Addon. Allerdings wird auch hier offenbar "maschinell" entschieden, welche Daten "gewinnen": die aus dem jeweils jüngsten Datensatz. Naja, bei großen Datenmengen wäre eine feldweise Fall-zu-Fall-Entscheidung kaum realistisch. So bleibt also etwas Handarbeit.

Nochmals Dank und freundliche Grüße
Wolfgang Meyer
oldenburger
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Beitrag von oldenburger »

Moin Herr Meyer,

um die Variante des Imports noch abzurunden, können Sie ihre Stammdatenbank vorher als Kopie speichern und danach alle Kontakte löschen. In diese Kopie importieren Sie dann die Teilnehmer als txt-Datei.

Daraufhin haben Sie die Möglichkeit die oben beschriebene Mischfunktion zu nutzen.
Gruß
Frerich Buchholz

www.loys.de
Ingrid Weigoldt
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Beitrag von Ingrid Weigoldt »

Hallo Herr Meyer, hallo oldenburger,

eben erst habe ich es gesehen: natürlich prüft ACT bei jedem Import - egal welchen Dateityp Sie importieren - über die Funktion "nach Doppelten suchen", vorausgesetzt, der Haken ist entsprechend gesetzt.
Insofern kann man sich den heute beschriebenen Umweg also wirklich sparen.
Schöne Grüße aus Viernheim
Ingrid Weigoldt
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